常见问题
Grace Information&Records Management提供了哪些与我当前的供应商不同的服务？
我更愿意和当地的供应商打交道。你们还有其他分公司吗?
我们理解您希望将您的记录保存在附近，这就是为什么格雷斯信息和记录管理公司开设了一个本地设施。事实上，我们的本地客户享受着双重利益:他们不仅拥有本地存储的便利，他们还可以利用国有公司的成本节约和最佳实践。
我们的记录由每个为我们工作的部门保存。那么为什么我们需要和你们一起储存和编目呢？
每个部门的编目可能不同于下一个部门，编目的质量也可能因人而异。将您的文件编入目录并存储在场外可以实现数据的完整性和一致性，因为我们有经验丰富的数据录入人员，他们每次都以相同的方式捕获您的记录。这意味着，如果您接受过审计，您的记录将显示质量记录保持。
我们有现场仓库和足够的空间。既然我们有自己的空间为什么还要你的?
关于记录保存标准的立法超越了简单的空间测试。您需要专门构建的机架、温度控制、消防和24小时安保，以完全确保您的记录被安全、适当地存储。
我对这个建议很满意，但我需要一个报价。你为什么不提供一个正式的报价？
由于项目的整个范围可能会随着项目的进行而变化，并且在Grace Information&Records Management收到您的项目后，可能需要额外的服务，因此使用我们的估算值作为预期成本的指南非常重要。通常情况下，估计可能会超出实际成本，但我们会尽力确保我们的估计是在我们了解您的需求的情况下提供的。
我所有的文件都放在现成的普通档案盒里。我不想因为你的机构不接受他们就花一大笔钱。有什么区别呢?盒子就是盒子，不是吗?
现成的归档箱不是为归档仓库条件而设计的。它们无法承受额外箱子的重量，并且在正常箱子活动过程中搬运时无法保持其强度。然而，宽限盒的预期寿命为7年，设计用于归档多达16公斤的物品。一个优雅的盒子不会像一个普通的标准档案盒那样折皱、弯曲或断裂。我们的箱子有更厚的把手，以确保符合OHS要求，确保司机的安全。在这方面，现成的盒子和我们的不一样。
如果你不知道我需要的信息，你怎么给我的文件编目?
我们的数据输入部门由专家组成，他们为不同的行业分类信息，包括政府、法律、医疗和金融。每个市场都有不同的需求，我们的数据输入团队能够满足这些需求。在您转入格蕾丝信息与记录管理之前，我们将评估信息捕获过程，并为我们的数据输入专家提供遵循的流程。我们可以为您的电子文件和盒子捕获alpha、数字和字母数字数据，我们有能力将这些描述保存在我们的系统中。
如何将文件从我的办公室送到你们的仓库？
首先，你需要一些格蕾丝条形码这样我们才能追踪你的文件。一旦你的每个纸箱上都有了格蕾丝的条形码，你只需下一个提货订单，我们会做剩下的。
我需要文件时如何取回？
使用我们的在线订购系统，通过传真或电子邮件，轻松订购。如果您通过电子邮件发送订单，我们将向您发送确认工作订单号。如果您使用我们的在线订购系统，您可以在一天中的任何时间在线跟踪您的订单。
我的文件要多久才能拿回来?
这取决于送货地址和存储文档的Grace站点的位置。在CBD的大多数地方，我们都提供当日服务。在许多地区，送货时间可能长达24小时。请与当地分支机构核实其服务响应时间。我们还提供2小时紧急和4小时优先服务，在一些地点，为那些不能等待的取回。
我一直在使用另一家记录管理供应商。我需要把我所有的盒子重新打包成格蕾丝的，然后再把它们放进储藏室吗?
不，一点也不。这不是Grace信息和记录管理的要求;我们接受其他供应商的纸箱，只要符合要求的OHS标准。有时可能会有一些纸箱由于状况不佳而需要重新包装;如有需要，我们将提前通知您。即使在需要重新包装时，我们保留了以前使用的条形码，所以您不需要担心用新的条形码号更新记录。
我是否需要更改现有框和文件的当前编号系统？
我们的系统要求所有纸箱都有一个Grace条形码(如果您检索到文件级别，您的文件也将需要一个Grace条形码)。但是，我们也可以使用您当前的编号系统作为替代的代码字段，允许您通过引用Grace条形码号码或您自己的唯一号码来要求返回文档。如果你是从其他供应商转到Grace的，我们可以保留之前的条码号作为备用代码。这意味着你不需要了解所有的Grace条形码号码;因为我们的系统能够管理多个条码编号系统，所以您可以照常工作。
我们为什么要将纸质文档转换为电子图像？
您的组织将从文档转换中获得许多好处，包括更快地检索文档、同时访问单个文档、消除错误归档和放错位置的文书工作，以及减少物理存储需求。除了这些好处之外，你还可以将转换后的图像整合到公司的网页内容中。文档转换还可能给你在你的行业带来竞争优势，因为你能够更快地访问信息，从而更好地服务你的客户。
我应该如何开始转换文档？
在您购买任何硬件或软件之前，我们建议您对当前记录和访问这些记录的任何工作流程进行内部调查和评估。如果不投入这种最初的努力，对定义不清的过程和记录集实现自动化解决方案只会使混乱变得自动化，而自动化解决方案的潜在好处将无法实现。
我是否应该自己进行内部评估和调查？
如果您的组织拥有合格的记录管理员，那么当然可以评估您记录的当前状态以及使用记录的业务流程。否则，你应该考虑引进一个顾问。这可以是专门从事记录和技术解决方案的人，也可以是通过转换服务公司获得的文档顾问。
使用转换服务公司提供咨询的优势是什么?
具有适当专业知识的转换服务公司能够评估文件特征，并与您合作确定应考虑将您的哪些记录进行转换。此外，他们可以通过业务流程映射文档，并计划需要发生的任何转换。不提供硬件和软件解决方案的转换公司可以更客观地帮助您建立正确的解决方案，许多公司通常与代表行业最佳软件的各种技术供应商合作。
转换项目应该在哪里进行？
您的选择可能包括现场、非现场或两者的组合，具体取决于您的物理空间、业务要求和法律规定。
将对什么类型的材料（纸张、表格、地图）进行成像？
你需要考虑文件的大小、颜色和状况。这些因素将影响转换的速度，以及捕捉图像所需的扫描仪和软件的类型。对于较旧的、易碎的文档或被认为是机密的文档，可能需要一些特殊的考虑。很少有组织拥有一贯相同类型和质量的记录。因此，可能需要多种类型的文档扫描仪来提供最佳的图像质量。转换服务公司使用各种文档扫描仪和捕获软件，从而支持组织业务记录的这种变化。
您将使用哪种类型的索引实用程序（OCR、ICR、条形码分隔表、文本分隔表），以及为什么？
这些方法各有利弊。有些方法更快，但不太可靠。其他措施是必要的，但速度较慢。处理大量纸张的后文件转换可能需要一套索引规则，而日复一日的工作可能使用不同的解决方案。
您的组织将如何在整个过程中跟踪文档和图像？
从文档或文件离开其“主位置”的时候起，你必须有一种方法在必要时立即检索它。条形码扫描系统是确保已转换和尚未转换的文档和文件可检索的最实用的方法，无论其位置或状态如何。
您将如何计划和合并多种文档类型?对于不同类型的文档，索引的处理是否会有所不同?(例如，如果贷款文档有贷款编号，但是与贷款相关的通信文件没有对贷款编号的引用，那么您仍然需要在一个映像文件中将两者结合起来。)
在文档转换期间，许多预先确定的条件可能会影响您能做什么和不能做什么。文件在文件夹中的组合方式可能对您的成像方法有很大的影响。不幸的是，文件夹组装技术可能还没有为您的成像项目进行优化。文件是否处于良好的状态，是否有良好的顺序，并将其组合在一起?文件是否按时间顺序归档和组织良好?随着时间的推移，文件的内容可能会被复制、交叉引用到其他文件、与相关文件夹合并或交叉归档。在开始转换文档之前，必须解决所有这些条件。
文档转换将如何影响我的业务和工作流程？
文档转换项目处理组织的实际资产:信息。在计划项目时考虑到您的员工，并且建立程序以确保操作和工作流不会受到负面影响，这是非常重要的。
我们应该做一个备份文件转换还是只做一天前的文件?
这一决定取决于几个因素。一般来说，后台文件转换程序将与日前程序有很大不同。必须检查文件和记录的保留期。旧文档可能已准备好销毁，可能不需要扫描。过时的文档不应进行图像处理。日前成像决策应基于当前和未来的检索模式。应查看这些文档，以了解文档的访问频率、访问原因以及有多少用户需要查看这些文档才能完成任务。
转换项目需要多长时间才能完成?
这是一个很难回答的问题。许多变量将决定什么是完全功能性的。转换要比你想象的劳动密集得多。劳动力的可用性和培训、系统的复杂性以及正在转换的信息的绝对数量和复杂性将极大地影响完成该项目所需的时间。
文件将如何暂存、准备、扫描和存储，由谁负责？
与成像转换相关的大部分费用由员工承担。劳动密集型活动可能包括文件和文件暂存、整理文件、移除订书钉和回形针、扫描文件、对图像执行质量控制、在需要时执行索引数据输入、重建文件、将文件打包到存储盒中以及存储或销毁文件。扫描文档的活动只是项目的一个小方面。
最好的成像硬件和软件是什么？
您选择现场或场外转换将极大地影响您的购买决策。我们强烈建议您在购买任何设备之前，在纸上设计您的项目。外包文件转换是一个可以考虑的选项，因为它将允许你的组织在没有相关投资的情况下体验到极速转换的好处。这还可以让您开始一天的工作，使用更经济的扫描仪进行现场扫描。有许多图像捕获软件公司和许多图像压缩格式。选择一家其产品能够满足您成像需求的供应商非常重要。
文件扫描完后我们该怎么处理?
通常，这是转换项目中被忽略的问题。假设所有文件都应该销毁可能会引发诉讼，但将文件或图像保留太长时间可能是不必要的，而且代价高昂。将文件存储在场外存储中心可能是一个很好的解决方案；但是，您必须有一种方法来及时有效地定位、检索和销毁文档。记录存储设施能够在需要时以各种交付模式查找和发送关键文档。这些措施包括通过电子邮件扫描和发送文件、通过快递服务交付原始文件或传真文件。通过跟踪和保留软件，他们可以在记录销毁日期发生时提醒您，然后提供文档销毁和验证。
Grace提供哪些不同于其他公司的服务？
我们提供量身定制的商业搬迁、安装、仓储和家具、固定装置和设备安装解决方案，以满足您的需求。我们使用专门为商业包装、安全、储存和搬迁应用而设计的专用设备。
搬迁办公室需要多长时间？
时间线因项目而异，但我们会快速工作，尽量减少对您业务的干扰，无论是夜间还是周末。我们将与您合作制定时间表和时间表，以确保按时完成搬迁。
我知道你可以移动我的办公设备，但你能把它重新安装起来吗?
在格蕾丝，我们有专业的技术和设备来承担组装，放置和安装您所有的细木工，电器，家具，电脑，固定装置和更多。从家具安装到IT断开和重新连接，您可以依靠我们为您设置备份。
谁来管理我的企业搬迁？
我们理解您不希望业务中断，这就是我们与您合作的原因，以确保我们专注且资源充足的团队不仅规划项目，而且积极管理工作完成方式，以确保按时在预算内完成。我们提供资产管理、库存管理、项目管理、咨询服务、货运整合和物流管理。
我为什么要考虑保险？
虽然我们的专业团队致力于提供最高质量的服务，并采取一切预防措施，确保您的宝贵资产安全包装，并以最大的谨慎处理，但注意到您公司的资产可能面临我们无法控制的许多风险是值得的。
我们办公室里有专门的实验室设备，需要重新安置。你能处理这件事吗？
我们在澳大利亚和新西兰拥有最大的物流网络之一，能够处理各种类型的搬迁，包括实验室、图书馆、学校、医院、数据中心、仓库和办公室的搬迁，这些都带来了他们自己独特的挑战。
我们尚未确定新的营业地点，但我们需要腾出目前的办公场所。您提供哪些存储解决方案？
我们在存储在安全存储设施中的专用模块中安全保护您的业务资产。我们的存储设施有高质量的报警系统保护，并由摄像头和工作人员全天候监控。你也可以使用仓库里的资产，我们只需要合理的通知。
什么是运输保险，为什么它很重要?
运输保险是一种特殊类型的保险，可防止运输过程中的损坏和损失。正如您需要保护您的物品在家中时不丢失一样，您也需要在整个移动过程中保护它们。虽然Grace将尽最大努力保护您的物品，但有些情况超出了我们的控制范围，可能会使您的物品处于危险之中。有关更多信息，请参阅我们的产品披露声明.
我的家居用品到达海外目的地需时多久?
运送时间可能因您的目的地而异，您的Grace顾问可以告知您大概的时间范围。重要的是要注意，抵达后，您的货物必须在交付到您的新地址之前由海关进行清关。
哪些物品在移居海外时不能携带？
每个目的地的海关规定各不相同，所以与您的顾问咨询您的新国家的规定是很重要的。如果您的货物中有任何违禁物品，这可能会延误您的货物的清关，并导致没收和重罚。
我们的古董有专门的包装吗？
是的，Grace Fine Art专门从事在整个南半球运送艺术品和古董，无论是餐具柜还是珍贵的艺术品收藏。需要特别护理的物品将被识别出来，并在运输过程中使用特制的木箱来保护物品。
我必须在提升和交付吗?
您的物品在提货和交付时都需要有授权代表在场。在交付时，该人员可以向Grace工作人员建议在新家中放置家具和纸箱，这一点尤为重要。
在我搬迁期间，Grace Removals将会拆卸和重新组装什么?
格蕾丝搬家公司的工作人员会为你的搬迁拆装床。在需要拆卸的情况下，蹦床和秋千架的拆卸和重新组装是我们的常规服务的一部分，而且这种工作不受生锈的螺栓或特殊工具的需要的影响。
如果我的货物数量发生了变化，我应该怎么办?
请联系您的格蕾丝搬家顾问，我们将在必要的时候审核报价。
我应该如何包装我的影响，如果Grace Removals没有报价包装?
Grace能够为您提供搬家所需的包装材料。或者，您可以使用自己的包装材料。你需要：
- 干净结实的纸箱
- 干净的报纸
- 汽泡纸
- 标记笔
- 磁带
- 把所有重要的文件和物品放在一边，你会立即需要在你的新家
- 一次打包一个房间，每个盒子里装相似的物品
- 单独包装每件物品，并在盒子底部放置一层缓冲垫
- 将较重的物品放在箱子底部
- 在每个盒子上仔细地贴上你的名字、里面的东西和要进入的房间
- 把重的东西装进小盒子里，尤其是书
我的家庭用品可以存放多久？
Grace可以为从一周到无限期的任何时间段提供存储。
我应该如何处理贵重物品，如珠宝和集邮？
这些物品不包括在运输保险范围内，因此需要由您运送到目的地。
我可以移动我的盆栽吗?
是的，Grace Removals可以将你的盆栽植物搬到整个澳大利亚。然而，如果你是跨州迁移，你需要检查你的新州的检疫规定，因为植物可能被禁止。工厂不能迁往海外。
我可以移动我的宠物吗?
是的，Grace Removals可以将你的宠物搬到一个新的城市或国家。我们理解您的宠物在您搬家中的重要性，更多信息请参阅我们的宠物搬迁服务。
我可以移动我的车/船/拖车/篷车/摩托车吗？
是的，Grace Removals可以安排将您的车辆运送到新的目的地。有关更多信息，请参阅我们的车辆搬迁服务。
您无法移动哪些项目？
下列货物被认为是危险货物，不能通过Grace remotes运输:
- 食用油
- 清洗溶剂
- 喷雾罐
- 比赛
- 引火物
- 农药
- 油漆稀释剂
- 石油
- 汽油
- 煤油
- 甲基化酒精
- 松节油
- 除草剂
- 摄影的化学物质
- 游泳池的治疗方法
我能移动枪支吗?
根据澳大利亚法律，Grace Removals不能为国内迁移运输枪支。请咨询我们的一位顾问，了解在海外移动枪支时的限制。
哪些物品不能在当地或澳大利亚境内转移?
除上述危险品外，禁止运输爆炸物、弹药和有毒物质。宽限期取消将不会运送珠宝、金钱、邮票收藏等。
我的报价有效期是多久？
宽限期删除报价自发布之日起30天内有效，工程将在验收之日起90天内开始。
这项服务是如何工作的?
当您选择Grace Self Storage时，您不仅得到了一个可靠的存储供应商，而且您体验了存储模块交付和取件的方便。这意味着你不需要雇一辆卡车自己运输货物。一旦你预约了Grace Self Storage:
- 我们将移动的Grace Self - Storage模块直接送到您的家门口，我们可以把它放在那里，以便您可以在自己的时间装载您的物品，或者我们可以为您安排装载。我们的Load4U服务让您坐下来放松，而我们为您做一切。
- 一旦您准备好了，我们收集存储模块，并把它带到我们在悉尼地区的仓库，在那里我们安全地存储它。
- 当您需要退货时，请打电话预订退货送货。我们将重新交付模块，并将其留给您卸载，或者我们可以提供我们出色的Load4U服务，为您做这一切。
我多久能得到服务？
我们从星期一到星期五提供服务。我们在周末和公众假期休息，圣诞节和新年期间的服务有限。
我们推荐你提前预定为了避免失望。
我如何支付这项服务?
根据我们的付款条件，我们接受万事达卡、Visa卡、美国运通卡和借记卡。
存储成本是多少？
存储空间的成本取决于两个关键因素:
- 你需要储存多少？
- 您可能需要存储多长时间？
你可以用我们的在线自存储报价工具.你所要做的就是决定你是想要单独输入你的物品还是根据你的家的大小得到一个存储报价。
另外，我们也可以安排我们的一位顾问来进行更准确的评估。然后，您将能够选择一个所需的交付日期，并继续您的预订，这将由我们的团队成员的电话确认。
存储服务什么时候收费？
存放费用将在拖车交付之日收取。将从您的信用卡中扣除的下一笔款项将在每月1日提前支付。
Load4U服务一旦服务发生，将收取费用。Load4U团队提供至少1小时的包装服务，对于任何拆卸后服务，您将因在半小时内额外使用Load4U而收取费用。
我的货物在储存或运输过程中是否投保？
我们提供一种额外费用的保险，保护你免受某些风险。为进一步的信息联系我们的Grace Self Storage客户服务团队.
拖车需要多少停车位？
拖车长4.4米，宽2.2米，高2.1米。这大概会占用两个车位。建议在预订时，当司机带着外壳到达你的位置时，提供具体的停车指示。
你们有什么尺寸的模块?
我们的移动自存储模块可以单独使用，也可以组合使用，以满足各种需求。
我们有三种模块尺寸可供选择，它们是：
此存储模块适用于小型家具物品或盒子。尺寸为长2.4米，宽1.6米，高1.2米。
这个存储模块适用于一间工作室或一间卧室公寓的内容。尺寸为长2.4米，宽1.6米，高2.3米。
这个储物模块适用于一间或两间卧室的公寓。尺寸是4.4米长，2米宽，2米高。
您可以确定多少模块，您需要什么大小使用我们的存储引用工具.
我可以把模块放在家里多久？
这完全取决于你。通常情况下，我们的客户发现一到两天的时间就足够完全加载他们的模块了，但如果你需要更多的时间，可以在预订时咨询我们的顾问。
当您下订单时，我们可以安排您的装载时间，但是，重要的是要确保您的存储模块在交货和取货日期之间有可用的停车位。
或者，如果你利用我们的Load4U服务，您只需在我们带着存储模块到达时将您的物品打包即可。
我们的专门团队将加载您的物品，准备在同一天取出模块。简单!
你能帮我卸妆吗?
我可以在商店里查看我的商品吗?
是的,你可以。简单的预约与我们的顾问参观我们的悉尼仓储设施，并免费访问您的货物。如果您想预约访问存储模块，请拨打1300 287 593。
你们什么时候开放？
您可以预约在我们的仓库运作时间(星期一至五)上午7时至下午4时30分之间访问您的仓库模块。只需在早上7点到下午5点之间(周一到周五)打电话给我们预订。
你负责哪些领域？
我们覆盖了悉尼市的所有地区。
然而，在许多情况下，我们会很高兴地考虑您的自我存储需求以外的大都市悉尼。
请随时给我们打电话1300 287 593，以了解我们是否能够为您的具体位置服务。
我可以取我自己的存储模块吗?
我们提供送货和提货服务，但您也可以收集和返回您的5立方米和10立方米的存储模块，从我们的Homebush仓库使用一辆贷款拖车。
但是，您需要一辆合适的牵引车。如果您想继续使用此选项，请致电与我们的一位顾问交谈.
Grace Fine Art提供哪些不同于其他公司的服务？
Grace是ICEFAT的唯一澳大利亚成员，ICEFAT是一个全球协会，致力于推动艺术品运输行业的最高专业标准。我们与全球独家合作伙伴合作，通过海运或空运为任何目的地提供无缝服务。
我们的古董有专门的包装吗？
是的，Grace Fine Art专门从事在整个南半球运送艺术品和古董，无论是餐具柜还是珍贵的艺术品收藏。需要特别护理的物品将被识别出来，并在运输过程中使用特制的木箱来保护物品。
我应该购买保险吗?
我们的重点始终是最大限度地减少对您的艺术品的损坏，然而，当您的货物在运输或储存过程中，注意到它们可能会面临一些我们无法控制的风险，这是值得的。我们可以为您安排全面的运输和仓储保险，让您更加安心。
我的艺术品存放在哪里？
您珍贵的艺术品和古董将存放在我们位于澳大利亚关键位置的42个存储设施中的一个。我们的设施是最先进的，并提供气候和湿度控制室、电子库存管理和跟踪、先进的安全系统和受监控的VESDA消防系统。
我如何从仓库取回我的艺术品？
一旦你准备好了，我们会把你的艺术品和古董送到你的新地点。我们甚至可以用专业的白手套服务为您安装艺术品。
我不知道我需要为我的艺术品和古董存放多长时间，我可能需要在它们存放时取用它们。这可能吗？
是的，我们可以在您的艺术品和古董存放期间为您提供访问权限。我们只需要你向我们提供合理的通知。