经常问的问题

格雷斯信息和记录管理公司提供什么不同于我目前的供应商?

格雷斯是唯一的信息和记录管理供应商,在大城市地区每天运行两次标准运输服务。我们的司机是由Grace雇佣和支付薪水的,而不是由快递公司委托的。这使我们能够始终为客户提供卓越的服务。

我宁愿处理当地供应商。你有其他分支机构吗?

我们了解您希望在附近保留您的记录,这就是为什么恩典信息和记录管理已开辟了本地对您的设施。事实上,我们的当地客户享有双重效益:不仅他们提供了便利的本地存储,它们还可以利用全国公司的成本节约和最佳实践。

我们的记录由每个部门维护,每个部门都适用于我们。那么我们为什么需要与您存储和编目?

每个部门都可以与下一步不同的目录,并且目录质量可能因人人而异。您的文件编目和存储的非现场允许数据完整性和一致性,因为我们经历了每次数据捕获记录的数据输入人员。这意味着如果您曾审核,则您的记录将显示质量记录保存。

我们有仓库和足够的空间。我们都有自己的空间了还需要你的空间干什么?

关于记录保存标准的立法超出了空间的简单测试。您需要专用的机架,温度控制,防火和24小时安全性,以完全确保您的记录安全和适当地存储。

我对这个提议感到满意,但我需要一个报价。你为什么不提供正式的报价?

由于项目的全部范围可能在进行过程中有所不同,并且在Grace Information & Records Management收到您的项目后可能需要额外的服务,因此使用我们的估算作为预期成本的指南是很重要的。通常,估算结果可能会超出实际成本,但我们尽量确保我们的估算是根据我们对您需求的最大了解提供的。

我在通用的废弃货架存档框中拥有所有文档。我不想因为你的设施不接受他们而叉。有什么不同?一个盒子是一个盒子,不是吗?

现成的档案箱不是为档案仓库的条件而设计的。它们不能承受额外箱子的重量,在通常箱子活动的过程中无法保持它们的强度。然而,格蕾丝盒的预期寿命为7年,可储存16公斤。一个优雅的盒子不会像一个普通的标准档案盒子那样折痕、弯曲或断裂。我们的箱子有较厚的把手,以确保符合OHS,以确保司机的安全。在这方面,现成的盒子和我们的不一样。

如果你不知道我需要的信息,你怎么给我的文件编目?

我们的数据录入部门由专家为各种行业的信息编制,包括政府,法律,医疗和金融。每个市场有不同的要求,我们的数据进入团队能够应对这些需求。在转移到Grace信息和记录管理之前,我们将评估信息捕获过程,并为我们的数据输入专家提供流程。我们可以为您的电子文件和框捕获Alpha,Numeric和Alphanumeric数据,并且我们有能力在我们的系统中保持此描述。

如何将我的文件从我的办公室到仓库获取?

要开始,您需要一些恩典条形码,以便我们跟踪您的文件。一旦你的每种纸箱都有一个宽限的条形码,你就可以为拾取命令下订单,我们将休息。

当我需要我的文件时,我如何取回它们?

通过传真或电子邮件,您可以很容易地使用我们的在线订购系统下订单。如果您通过电子邮件发送订单,我们将给您发送确认工作订单号。如果您使用我们的网上订购系统,您可以在一天的任何时间在线跟踪您的订单。

让我的文件回来多长时间?

它取决于送货地址和存储文档的宽限站点的位置。在大多数CBD位置,我们提供同行服务。在许多区域地点,交货时间可能最长24小时。请咨询您当地的分支机构的服务响应时间。我们还提供2小时紧急和4小时优先的服务,以便在某些无法等待的那些检索。

我一直在用另一家记录管理供应商。我需要把所有的盒子重新包装成精美的吗?

一点都不。这不是宽限信息和记录管理的要求;只要符合所需的OHS标准,我们就可以接受其他供应商的纸箱。可能有时需要在贫困状态下重新包装一些纸箱;如果需要,我们会提前建议您。即使需要重新包装时,我们也保留先前使用的条形码,因此您不需要担心使用新的条形码号更新记录。

我是否需要更改现有框和文件的当前编号系统?

我们的系统要求所有纸箱都有一个宽限条形码(如果您正在检索到文件级别,您的文件还将需要宽限条形码)。但是,我们还可以使用当前编号系统作为备用代码字段,允许您通过引用宽限条形码号或您自己的唯一编号来询问您的文档。如果您从另一个供应商转移到恩典,我们可以将以前的条形码号保留为备用代码。这意味着您不需要学习所有宽敞的条形码数字;您可以像往常一样继续使用您的业务,因为我们的系统能够管理多个条形码编号系统。

为什么我们应该将纸质文件转换为电子图像?

您的组织可以从文档转换中获得许多好处,包括更快地检索文档、同时访问单个文档、消除错误归档和错位的文档,以及减少物理存储需求。除了这些好处之外,您还可以将转换后的图像合并到公司的web内容中。文档转换还可能使您在行业中具有竞争优势,因为您可以更快地访问信息,从而更好地为客户提供服务。

我该怎么办才能开始转换文件?

在购买任何硬件或软件之前,我们建议您对当前记录和访问这些记录的任何工作流程进行内部调查和评估。在不符合此初步努力的情况下,将自动化解决方案实施到一个不明定义的进程和一组记录将只是自动化混乱,并且将无法实现自动化解决方案的潜在优势。

我应该自己处理内部评估和调查吗?

如果您的组织有合格的录制经理,则肯定可以评估记录的当前状态以及它们使用的业务流程。否则,您应该考虑带来顾问。这可能是专门从事记录和技术解决方案的人员或通过转换服务公司提供的文件顾问。

使用转换服务公司提供咨询的优势是什么?

具有适当专业知识的转换服务公司能够评估文件特征并与您合作,以确定您的记录应考虑哪些,如果有任何代表转换。此外,他们可以通过业务流程映射文档并计划需要发生的任何转换。不提供硬件和软件解决方案的转换公司可以更客观在帮助您建立正确的解决方案方面,以及许多通常与代表业界最佳软件的技术提供商的许多典型的合作伙伴。

转换项目应该在哪里发生?

您的选择可能包括现场,非现场或两者的组合,具体取决于您的物理空间,业务需求和法律要求。

将成像哪种类型的材料(纸张,形式,地图)?

您需要考虑文档的各种尺寸,颜色和条件。这些因素会影响转换速度和捕获图像所需的扫描仪和软件的类型。对于较旧的,脆弱的文件或被视为机密的文件可能需要一些特殊考虑因素。很少有组织有符合相同类型和质量的记录。因此,可能需要多于一种文档扫描仪来提供最佳的图像质量。转换服务公司以各种文档扫描仪和捕获软件运营,从而支持组织的业务记录中的此类变化。

您将使用哪种类型的索引实用程序(OCR,ICR,条形码隔板,文本分隔纸),为什么?

这些选项中的每一个都有利弊。一些方法更快但不太可靠。其他是必要的,但较慢。处理大量纸张的后退转换可能需要一组索引规则,而前瞻性努力可能会使用不同的解决方案。

您的组织如何在整个过程中跟踪文档和图像?

从文档或文件离开其“家庭位置”时,您必须有一种方法可以立即检索它。条形码扫描系统是最实用的方法,以确保转换,尚未转换的文档和文件是可检索的,无论位置还是状态。

您将如何计划并合并多种文档类型?对于不同类型的文档,索引的处理方式会不同吗?(例如,如果贷款文件有贷款号,但与贷款相关的通信文件没有对贷款号的引用,则仍然需要在图像文件中将两者结合起来。)

许多预定条件可能会影响您在文档转换期间无法执行的。文件在文件夹中组装的方式可能对您的成像方法产生很大影响。不幸的是,可能没有针对您的成像项目进行优化文件夹组装技术。这些文件通常状况良好,顺序良好并分组在一起吗?文书工作是按时间顺序提交的,组织良好?随着时间的推移,文件的内容可能已复制,交叉引用到其他文件,组合或与相关文件夹界限。必须在开始转换文档之前解决所有这些条件。

文件转换如何影响我的业务和工作流程?

文档转换项目处理的是组织的一个真实资产:信息。在计划项目时考虑到员工是至关重要的,建立过程以确保操作和工作流不受负面影响。

我们应该做回归转换还是仅进行日常前进文件?

这个决定取决于几个因素。通常,背面文件转换过程与日常前进程序非常不同。必须审查文件和记录的保留期。较旧的文件可能已准备好用于破坏,可能是不必要的。过时的文件不应成像。日前成像决策应基于当前和未来的检索模式。应该审查这些,以查看所访问的文档的频率,为什么访问它们,以及许多用户需要查看以查看完成任务。

转换项目需要多长时间才能完成?

这是个很难回答的问题。许多变量将决定您认为什么是全函数的。这种转变比你可能意识到的更加劳动密集型。劳动力的可用性和培训、系统的复杂性以及被转换的信息的绝对数量和复杂性将极大地影响完成项目所需的时间。

如何暂存,准备,扫描和存储文件,以及谁?

与成像转换相关的大部分费用都在员工劳动中。劳动密集型活动可能包括文档和文件暂存,组织文件,删除钉钉和纸夹,扫描文档,在图像上执行质量控制,执行数据条目如果需要,重建文件,将文件打包到存储框中进行索引,并存储或销毁文件。扫描文档的活动只是项目的一个小方面。

最好的成像硬件和软件是什么?

您选择的现场或场外转换将极大地影响您的购买决策。我们强烈建议您在购买任何设备之前在纸上设计项目。外包背面转换是一种考虑的选项,因为它将允许您的组织在没有相关投资的情况下体验极高转换的益处。这也可能允许您使用更经济的扫描仪开始前进的现场扫描。有许多图像捕获软件公司和许多图像压缩格式。选择一个产品将满足您的成像需求的供应商非常重要。

文件扫描后我们要怎么处理?

通常,这是转换项目中的忽视问题。假设所有文件都应该被销毁可能有一个诉讼的后果,但保留了太长时间的文件或图像可能是不必要的并且昂贵的。将文档存储在非现场存储中心中可能是一个好的解决方案;但是,您必须有一种方法可以及时定位,检索和销毁文档。记录存储设施能够在各种交付模式下定位和发送关键文档。这些包括通过电子邮件扫描和发送文档,通过快递服务提供原始文档,或传真文件。通过跟踪和保留软件,他们可以在记录销毁日期发生时提醒您,然后提供文档销毁和验证。

与其他公司不同的优雅提议是什么?

我们提供量身定制的商业搬迁、安装、仓储和FF&E装修解决方案,以满足您的需求。我们使用专门为商业包装、安全、存储和搬迁应用而设计的专用设备。

搬迁办公室需要多长时间?

时间线因项目而异,但我们的工作速度很快,以尽量减少对您业务的干扰,无论是在夜间还是周末。我们将与您一起制定计划和时间表,以确保搬迁能按时完成。

我知道你可以移动我的办公设备,但是你能把它又送回吗?

在恩典中,我们拥有专业知识和设备,承担所有内牙,电气,家具,电脑,夹具等的所有细木工,放置和安装。从家具安装到它脱离并重新连接,您可以指望我们让您备份。

谁将管理我的商业搬迁?

We understand you don’t want disruptions to your business, that’s why we work in partnership with you to ensure our dedicated and well-resourced team doesn’t just plan a project, but actively manages how the work gets done to ensure it’s completed on time and within budget. We offer asset management, inventory management, project management, consulting services, freight consolidation and logistics management.

我为什么要考虑保险?

Whilst our specialist teams are focused on providing the highest quality of service and take every precaution to ensure your valued assets are securely packed and handled with utmost care, it pays to be aware that your company’s assets may be exposed to a number of risks which fall outside our control.

我们在办公室有专门的实验室设备,我们需要重新安置。你可以处理搬迁吗?

我们拥有澳大利亚和新西兰最大的物流网络之一,能够处理各种重新安置,包括实验室,图书馆,学校,医院,数据中心,仓库和办公室搬迁,这些搬迁将其与他们带来独特的挑战。

我们没有完成新的商业地点,但我们需要腾出当前的场所。您提供哪些存储解决方案?

我们在专用模块中安全保护您的业务资产,这些模块存储在我们的安全存储设施中。我们的存储设施有高质量的报警系统保护,并由摄像头和工作人员全天候监控。你也可以使用你存储的资产,我们只需要合理的通知。

什么是运输保险?为什么它很重要?

过境保险是一种特殊的保险,可防止在运输过程中遭受损坏和损失。正如您需要保护您的物品免受损失,同时他们在您家中,您还需要在整个移动过程中保护它们。虽然Grace将尽最大威胁您的效果,但在我们的控制之外有可能将您的物品放在风险之外。有关详细信息,请参阅我们的产品披露声明

我的家庭用品要多久才能到达我的海外目的地?

运输时间可以根据您的目的地而有所不同,您的Grace顾问可以告诉您一个大致的时间框架。值得注意的是,你的货物在到达你的新地址之前必须通过海关清关。

在海外移动时不能采取哪些物品?

海关法规根据每个目的地而有所不同,因此请与您的Grace顾问视为您的新国家的规定。如果您的货物中有任何违禁物品,这可能会延迟您的货物清关并导致没收和重金属。

是否有专业包装可以用于我们的古董?

是的,Grace美术专门从事艺术和古董的运输,无论是餐具柜还是珍贵的艺术系列。需要专家护理的物品将被识别,并将用于测量木板的A将用于在运输过程中保护物品。

我必须在隆起和交货吗?

授权代表需要在隆起和交付物品中。在发货时,尤其重要的是,这个人可以建议在新家里安排家具和纸箱的乐观船员。

Grace将拆除在搬迁期间拆卸和重新组装吗?

格蕾丝搬家公司的工作人员会为了你的搬家而拆卸和重新组装床。拆卸和重新组装蹦床和秋千架是我们正常服务的一部分,当需要拆卸时,这种工作不受生锈螺栓或特殊工具的影响。

如果我的货物数量发生变化,我应该怎么做?

请联系您的优雅移动顾问,我们将在必要时审核报价。

如果没有报价包装,我应该如何包装我的效果?

Grace可以为你提供搬家的打包材料。您也可以使用自己的包装材料。你将需要:

  • 干净结实的纸箱
  • 清洁报纸
  • 汽泡纸
  • 标记钢笔
  • 磁带
  • 抛开所有重要的文件和项目,您将在新的家中立即需要
  • 一次打一个房间,每个盒子里有类似的物品
  • 单独包裹每个物品,并在盒子的底部放置一层缓冲
  • 将较重的物品放在盒子的底部
  • 在每个箱子上仔细地贴上你的姓名、里面的东西和进去的房间的标签
  • 把重的东西装进小箱子里,尤其是书

我可以存储多久我的家庭效果?

Grace可以从一周到无限期的时间内为任何时间提供存储。

我应该怎样处理贵重物品,例如珠宝和邮票收藏?

这些物品被排除在运输保险范围之外,因此需要由您运送到目的地。

我可以移动我的盆栽吗?

是的,Grace Removals可以在澳大利亚各地移动您的盆栽植物。但是,如果您正在移动州际,您需要检查新状态的检疫法规,因为植物可以被禁止。植物不能在海外搬迁。

我可以移动宠物吗?

是的,优雅的搬家可以把你的宠物重新安置到一个新的城市或新的国家。我们理解您的宠物的健康在您的搬迁的重要性,进一步的信息请参考我们的宠物搬迁服务。

我可以移动我的汽车/船/拖车/大篷车/汽车自行车吗?

是的,Grace Removals可以安排您的车辆运输到您的新目的地。有关详细信息,请参阅我们的车辆搬迁服务。

你无法移动哪些物品?

以下被认为是危险的货物,而不是通过Grace Removals来运输:

  • 食用油
  • 清洁溶剂
  • 喷雾罐
  • 火柴
  • 火灾者
  • 杀虫剂
  • 油漆稀释
  • 汽油
  • 煤油
  • 甲基化烈酒
  • 松节油
  • 杂草杀手
  • 摄影化学品
  • 游泳池治疗

我可以移动枪支吗?

根据澳大利亚法律,Grace Removals无法运送枪支以获得国内搬迁。在海外移动枪械时,请与我们的顾问之一与我们的顾问交谈。

无法在本地或在澳大利亚搬家的物品?

除前款所列危险货物外,禁止运输爆炸物、弹药和有毒物品。Grace Removals将不会运输珠宝、货币、邮票等物品。

我的报价有效多长时间?

恩典删除引用自发行日期后30天有效,工作是在接受之日起90天内开始。

这项服务如何工作?

当您选择Grace自存储时,您不仅可以获得可靠的存储提供商,但您体验了存储模块的便利性和接送。这意味着没有必要雇用一辆卡车并自己运送你的商品。一旦您预订了恩典自我存储:

  1. 我们将移动Grace自存储模块直接带到您的门口,我们可以将其留在那里,以便您可以在自己的时间内加载您的物品,或者我们可以安排为您加载它。我们的Load4u服务让您在我们为您完成所有人时坐下来放松。
  2. 一旦准备就绪,我们会收集存储模块并将其带到我们在悉尼地区的仓库中,我们安全地存储它。
  3. 当你想要退货时,请打电话预订退货快递。我们将重新交付模块,并把它留给您卸货,或者我们可以提供我们出色的Load4U服务,为您做这一切。

我多久能得到服务?

我们在周一至周五提供服务。我们在周末和公众假期关闭,服务在圣诞节和新年期间有限。
我们推荐你提前预定为了避免失望。

我如何支付此服务?

在我们的付款条件下,我们接受万事达卡,签证,美国运通和借记卡。

您是否提供存放包装材料?

是的,我们提供一系列包装材料,以满足您的需求,从床垫保护器到拆卸毯子,以及当然的盒子,包装胶带和包装纸。访问我们在线框商店看我们的全系列包装材料。

存储费用是多少?

存储空间的成本取决于两个关键因素:

  1. 你需要储存多少?
  2. 您可能需要存储多长时间?

你可以使用我们的在线自存储报价工具您所要做的就是决定您是否要单独输入您的物品,或根据您家的大小获取存储报价。

或者,我们可以安排我们的一个顾问访问,以获得更准确的评估。然后,您将能够选择所需的交货日期并继续您的预订,并在我们团队成员的呼叫之后确认。

我什么时候收取存储服务?

储存费用将在拖车的交付日内收取费用。将从您的信用卡中扣除的下一个付款将在每个月的1日之前发生。

load4u服务在服务发生后将收取费用。Load4U团队至少有1小时的包装服务,以及任何删除服务,您将收取半小时块中的Load4U的额外使用。

我的货物在储存或运输过程中投保了吗?

我们提供保险单,以额外的费用来保护您免受某些风险。了解更多信息联系我们的Grace自助存储客服团队

拖车需要多少停车位?

拖车长4.4米,2.2米宽,高2.1米。这将占用两辆汽车空间。当预订时,建议在将外壳到达您所在地的情况下为驾驶员提供特定的停车说明。

你有什么大小的模块?

我们的移动自存储模块可以独立使用,也可以组合使用,以满足各种要求。

我们有三种模块化尺寸可供选择,它们是:

这个储物模块适用于小型家具物品或箱子。尺寸为长2.4米,宽1.6米,高1.2米。

10立方米此存储模块适用于工作室或一卧室公寓的内容。尺寸为2.4米长1.6米宽,2.3米高。

该存储模块20立方米适用于一卧室公寓的内容。尺寸为4.4米长2米宽,2米高。

您可以确定您需要多少模块以及使用我们的尺寸存储引用工具

我可以在我家保持模块多久?

这完全取决于你。通常我们的客户会发现,一到两天的时间足够完全加载他们的模块,但如果您需要更多的时间,请与我们的顾问在您预订时。

我们可以在下订单时容纳加载时间框架,但是,重要的是要确保您在交付和拾取日期之间提供存储模块的停车位。

或者,如果你正在利用我们的load4u服务,您需要做的就是当我们到达存储模块时,您的物品会包装。

然后我们的专用团队将加载您的物品准备在同一天删除模块。简单的!

你可以帮医生帮忙吗?

绝对地。我们提供由经验丰富的员工管理的完整包装和装货服务。load4u.对于那些不想搬箱子或搬运家具的人来说,这是一个完美的解决方案,特别是当你有难以处理的大件物品时。在你注册这项服务之前,预订免费住家来自恩典团队成员,谁将能够为您的物品提供最佳存储解决方案。

你卖盒子吗?

是的,我们有一个在线框商店在那里,当你需要包装材料时,你可以找到各种各样的包装材料来订购。当您预订从Grace self storage交付的自助存储模块时,您需要将您的物品打包,以便装载,或者我们可以协助打包。较大的家具,如沙发,也许可以,但较小的家庭用品应该打包在箱子里。无论您是为您的生意储存物品,还是希望在您搬家、旅行或整理时储存多余的家居物品,我们的商店提供所有所需的包装,包括床垫和家具保护器。

我可以在商店访问我的商品吗?

是的,你可以。简单的预约与我们的顾问之一参观我们的悉尼存储设施和访问您的商品免费。如果要预约访问存储模块,请致电1300 287 593。

你什么时候开放访问?

您可以预约在我们的仓库运营时间内访问您的存储模块,这是平日(星期一星期一)的7点至下午4:30之间。只需在早上7点至晚上5点到5点之间致电我们,(周一至周五)就预订。

你涵盖了哪些领域?

我们涵盖了悉尼大都会的所有地区。

然而,在许多情况下,我们很乐意考虑您在悉尼大都市之外的自我存储需求。

请随时为您提供1300 287 593的呼叫,了解我们是否能够为您的特定位置提供服务。

我可以取我自己的存储模块吗?

我们提供送货上门的服务,但您也可以使用租借的拖车从我们的Homebush仓库取回5立方米和10立方米的储物模块。

但是,你需要一辆合适的拖车。如果您想继续使用这个选项,请打电话找我们的顾问谈谈

与其他公司不同的优雅美术提议是什么?

Grace是ICEFAT的唯一澳大利亚成员,该全球协会致力于促进美术运输行业的最高专业标准。我们与全球独家合作伙伴合作,为任何目的地提供海上或空中无缝服务。

是否有专业包装可以用于我们的古董?

是的,Grace美术专门从事艺术和古董的运输,无论是餐具柜还是珍贵的艺术系列。需要专家护理的物品将被识别,并将用于测量木板的A将用于在运输过程中保护物品。

我应该拿出保险吗?

我们的重点始终是最大限度地,最大限度地减少了对您的美术造成的损坏,而您的货物在运输或存储,则需要意识到它们可能会暴露在可能在我们控制之外的许多风险。我们可以代表您安排全面的过境和储藏保险,以增加和平。

我的艺术在哪里可以保存在哪里?

您宝贵的艺术品和古董将被存储在我们位于澳大利亚各地的42个存储设施中的一个。我们的设施是最先进的,并提供气候和湿度控制房间,电子库存管理和跟踪,先进的安全系统和监控VESDA消防系统。

我将如何从存储中获取我的艺术品?

一旦您准备就绪,我们将为您的新位置提供您的美术和古董。我们甚至可以使用我们的专业白手套服务为您安装您的艺术品。

我不知道我需要多长时间才能为我的美术和古董中的存储,并且在他们存储时可能需要访问它们。这可能吗?

是的,我们可以在存放时提供对您的美术和古董的访问。我们只需要您为我们提供合理的通知。